В ОАО «Тулаоблгаз» прошла проверка архивов филиалов
Подведены итоги проверки архивов филиалов ОАО «Тулаоблгаз», которая проходила с 27 июня по 6 июля 2011 года. Начальник отдела документационного обеспечения управления Н.А.Ромашина и заведующая архивом А.В.Христофорова в течение двух недель побывали во всех трестах акционерного общества.
В результате проверки выявлено, что в трестах «Ефремовмежрайгаз», «Щёкиномежрайгаз», «Богородицкмежрайгаз» произведён ремонт архивных помещений; в тресте «Богородицкмежрайгаз» руководство нашло возможность выделить дополнительные помещения для хранения архивной документации, а в тресте «Косогорскмежрайгаз» выделены и оснащены два помещения под архив во вновь построенном здании.
Положительно проверяющие оценили работу по архивированию документов, проведённую в трестах «Суворовмежрайгаз», «Щёкиномежрайгаз», «Богородицкмежрайгаз», «Узловскмежрайгаз», «Новомосковскмежрайгаз», тресте по защите газовых сетей от коррозии и проектно-сметном бюро. В трестах «Алексинмежрайгаз» и «Киреевскмежрайгаз» проведена большая работа по подготовке к переплёту организационно-распорядительных документов.
Почти во всех филиалах выделены дела и документы временного хранения для уничтожения. Это позволит более рационально использовать существующие архивные площади.
Положительные сдвиги в подходах к архивированию документов наметились после того как для работников филиалов, ответственных за архивы был организован обучающий семинар с участием преподавателей кафедры документоведения и стилистики русского языка ТГПУ им.Толстого.
В настоящее время руководство ОАО «Тулаоблгаз» поставило задачу увеличить эффективность работы с документами. Для этого необходимо снижение оборота документов на бумажном носителе, повышение скорости обмена документами между аппаратом управления Общества и филиалами, включение филиалов в состав участников корпоративного электронного документооборота. Во IIполугодии 2011 года тресты ОАО «Тулаоблгаз» должны перейти в режим работы программного комплекса автоматизированной системы документационного обеспечения бизнеса (АСДОБ).
Электронный документооборот позволяет держать под контролем все потоки документов и сокращает время на выполнение рутинных операций, поиск и копирование внутренних документов. Вероятность утери документов, скорость прохождения согласования снижается в разы. Существенно уменьшаются трудовые затраты, затраты на расходные материалы – бумагу, тонер, папки и т.п. В конечном итоге внедрение системы автоматизации документооборота способно улучшить качество работы организации в целом.